Eine zeitaufwändige und oft ungeliebte Aufgabe im Vertriebsaußendienst ist das Schreiben von Besuchsberichten. Für Außendienstmitarbeiter geht es von einem Termin in den nächsten, da bleibt häufig keine Zeit, um zwischen zwei Terminen das Laptop hochzufahren, sich von unterwegs ins CRM-System einzuwählen und den Bericht zu tippen. Es sammeln sich deshalb häufig einige offene Besuchsberichte an, deren Abarbeitung im Block umso mehr an Zeit benötigt. Zusätzlich ist später aber auch die Erinnerung an den Termin nicht mehr ganz frisch, Informationen gehen möglicherweise verloren und die Kollegen im Innendienst, die auf das Feedback aus dem Feld angewiesen sind, können Folgeaufgaben tagelang nicht beginnen, weil sie noch nicht dokumentiert sind. Das macht die Berichtsqualität nicht nur schlechter, sondern führt dazu, dass der Kundenservice viel langsamer ist als er sein müsste.
Mobile Apps für Besuchsberichte: Weniger Dokumentationsaufwand, besserer Kundenservice
Mit einer mobilen Besuchsberichte-App wird es möglich, Besuchsberichte ganz bequem von unterwegs per Smartphone oder Tablet zu erfassen. Mit der Speicherung werden die Berichte sofort ins Backend-System übertragen und sind dann für den Innendienst zum Follow-up verfügbar. So macht die App möglich, dass der Kunde noch am Vormittag Besuch vom Vertriebsaußendienst hatte und am Nachmittag bereits das benötigte Angebot auf dem Tisch hat! Für die Außendienstmitarbeiter ist der Besuchsbericht auch kein lästiger Bürojob mehr: Gleich im Anschluss an den Besuch beim Kunden – auf dem Parkplatz, an der Raststätte oder abends zu Hause – erstellen Sie die Besuchsberichte des Tages mobil.
Das besondere an Besuchsberichts-Apps auf Basis der Mobile App Configuration Platform von engomo ist, dass es die Software erlaubt, den Bericht ohne Programmierung genauso abzubilden, wie er gefordert ist. Wenn Besuchsberichte strukturiert in einem Backend-System erfasst werden sollen, liefert engomo genau diese Daten. Wenn eine Zusammenfassung in Form eines Dokumentes, das zentral abgelegt wird, bevorzugt wird, dann geht auch das.
Und die Berichte werden nicht nur ins Backend übertragen, sondern können auch mit Workflows verknüpft werden – z.B. kann der Bericht im Falle eines Qualitätsproblems oder einer guten Anregung zum Produkt seitens des Kunden auch gleich vom System an die verantwortlichen Personen aus Qualitätssicherung oder Produktmanagement weitergeleitet werden.
Bewährt haben sich strukturierte Besuchsberichte mit standardisierten Auswahlfeldern für die wichtigsten Informationen. Das macht die mobile Erfassung noch einfacher und schneller, weil sich Benutzer das Tippen langer Texte sparen. Gleichzeitig wird die inhaltliche Qualität der Berichte durch Standardisierung abgesichert. Für die Eingabe von längeren Textpassagen können Nutzer sogar Spracheingabefunktionen wie „Siri“ nutzen.
App-Konfiguration bedeutet Umsetzung in Tagen, nicht Wochen
Mobile Apps für Besuchsberichte mit engomo sind innerhalb kürzester Zeit mit den vorhandenen Systemen verbunden, eingerichtet und einsatzbereit, sodass der Vertriebsaußendienst sofort von der spürbaren Arbeitserleichterung und Ihre Kunden von einem optimalen Service profitieren.
Mehr Infos gefällig? Weitere Screenshots von Besuchsbericht-Varianten gibt’s hier: Besuchsbericht-App
