Messen – für Unternehmen ein wirksames und wichtiges Mittel potentielle Kunden anzusprechen und Kontakte zu knüpfen. Doch hinter jedem Messeauftritt steckt ein hoher Planungsaufwand: Kosten-, Personal- und Terminplanung, Standgestaltung, Einladungsversand sowie Werbung – all das bringt eine Messebeteiligung für ein Unternehmen mit sich.
Doch damit ist es nicht getan: Denn für eine aussagekräftige Bewertung des Messeerfolgs sowie für die spätere Nachbereitung der Messe reicht die alleinige Präsenz auf Messen und die persönliche Kontaktaufnahme längst nicht. Hierfür stellt der Messebericht das zentrale Mittel dar, in welchem alle notwendigen Informationen zu den generierten Kontakten dokumentiert werden. Darunter fallen das Sammeln von Visitenkarten, Verfassen von Gesprächsprotokollen und auch die Definition von Follow-Up-Aufgaben für den Vertrieb. Dabei gilt es Ordnung zu wahren: Visitenkarten und die dazugehörigen Notizen dürfen nicht durcheinandergebracht werden – oder im schlimmsten Fall verloren gehen.
Auch nutzen Unternehmen im Zuge der Digitalisierung vermehrt digitale Visitenkarten, welche mit mobilen Endgeräten erfasst werden und dort als Kontakt hinterlegt werden. So liegen Kontaktdaten digital sowie papierbasiert vor und es muss sichergestellt werden, dass am Ende alle Daten im CRM-System und beim Vertriebsinnendienst für die Nachbereitung landen.
Die Umsetzung der geschilderten Punkte läuft in der Praxis oftmals unstrukturiert ab. Gesprächsprotokolle und Messeberichte werden – unter anderem aufgrund des Zeitmangels während der Messe – erst im Nachhinein erfasst, überarbeitet oder ergänzt und dann erst an die zuständigen Mitarbeiter in Vertrieb und Innendienst übergeben, um sie nachzubereiten. Bestehen hierfür nicht ausreichend personelle Kapazitäten und Ressourcen bleibt die Kontaktaufnahme zu den generierten Leads gerne liegen und erfolgt erst dann, wenn es möglicherweise bereits zu spät ist.
Weniger Nachbereitung, kein Papierkram: Leads strukturiert digital erfassen
Eine zeitsparende und effiziente Lösung für die Erstellung von Messeberichten gelingt mit einer individuellen, integrierten Messebesuchs-App auf Basis von engomo. Sie ermöglicht die Kontaktdatenerfassung, Gesprächsdokumentation und Aufgabenerstellung für das Follow-up bequem per Smartphone oder Tablet direkt am Messestand. Das geht nicht nur deutlich schneller als mit Stift und Papier – der Bericht steht auch dem Vertriebsinnendienst unmittelbar nach dem Speichern im Backendsystem zur Verfügung. Noch bevor ein potentieller Kunde wieder seine E-Mails checkt, kann ihm der Vertriebsinnendienst bereits vereinbarte Informationen oder ein Angebot zukommen lassen und so durch Schnelligkeit punkten. Visitenkarten von Standbesuchern brauchen nicht mehr manuell eingesammelt und im Nachgang zur Messe händisch ins CRM-System übertragen werden. Mit einer Messeberichte-App auf Basis von engomo werden diese einfach per Gerätekamera gescannt und die Informationen per OCR-Texterkennungsfunktion extrahiert. So ist der Kontakt in Sekundenschnelle erfasst und zusammen mit dem jeweiligen Messebericht hinterlegt. Auch digitale Visitenkarten sind mittels NFC-Scan, oder durch Einlesen des QR-Codes per Gerätekamera direkt als Kontakt erfassbar.
Datenschutz? Dank engomoSign auf der sicheren Seite
Die Datenschutzgrundverordnung verlangt vom Aussteller die Aufklärung des Kontakts über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie die Information darüber, dass dieser Verarbeitung jederzeit widersprochen werden kann. Eine entsprechende Einwilligung sollte idealerweise direkt am Messestand dokumentiert werden. Diese kann mit engomo direkt in der App durch eine elektronische Signatur des Kontakts dokumentiert werden. Damit wird die Datenschutzkonformität gewährleistet, und der Messebesucher erhält automatisiert eine Bestätigung hierüber per E-Mail.
Ein Messebericht, der alle Anforderungen erfüllt
Die Konfigurationsplattform engomo ermöglicht die Konfiguration der Messeberichts-App ohne Programmierung und erlaubt dabei den Bericht so abzubilden, wie er in Ihrem Unternehmen und für die jeweilige Messe gefordert ist. Er kann in seinen Inhalten, seiner Funktionalität und der Anordnung der Felder individuell aufgebaut und gestaltet werden. Bewährt haben sich dabei strukturierte Berichte mit standardisierten Auswahlfeldern für die wichtigsten Informationen.
So können Unternehmensinformationen strukturiert und entsprechend der Felder im genutzten CRM-System – wie zum Beispiel Unternehmensgröße, Umsatz und Branche – zum Lead abgefragt und einfach und schnell, beispielsweise per Auswahlmöglichkeit im Drop-Down beantwortet werden. Das sichert die Einheitlichkeit und somit auch die Qualität der Messeberichte. Präsentierte Produkte können in der App aufgeführt und ausgewählt werden, sodass der Mitarbeiter vor Ort Produktinteressen eines Leads schnell und einfach dokumentieren kann. Produktbroschüren und weiterführende Informationen werden ebenfalls verknüpft, sodass sie direkt im Anschluss an das Gespräch per E-Mail an den Lead gehen können. In weiteren Felden – Freitext oder zur Auswahl – können Notizen, Projektanfragen, Hinweise für den Innendienst etc. festgehalten werden. Für das spätere Nachfassen ist außerdem bereits die Qualifikation und Priorisierung der Leads in der App möglich.
Da die ausgefüllten Messeberichte nach der Speicherung unmittelbar dem Innendienst im CRM-System zur Verfügung stehen, ist es von Vorteil weitere Schritte im Messebericht zu definieren und zu erfassen. Hierzu gehören beispielsweise Terminvereinbarungen oder auch Informationen, welche auf der Messe nicht direkt vorlagen und im Anschluss bereitgestellt werden sollen. Dank Echtzeitverfügbarkeit kann der Innendienst bei Bedarf diese Schritte ohne Zeitverlust einleiten.
Wettbewerbsvorteile sichern und Ressourcen freisetzen
Innerhalb von Sekunden auf die Wünsche der Messekontakte eingehen – geht dank der Vielzahl an Möglichkeiten mit einer Messeberichte-App auf Basis von engomo problemlos. Das schnelle, individuelle Follow-up, welches die App ermöglicht, hinterlässt bleibenden Eindruck und verschafft Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz. Und der minimierte Nachbereitungsaufwand sowohl auf dem Messestand als auch im Anschluss an eine Messe setzt Ressourcen frei, die wiederum gewinnbringend in die Akquise neuer Kunden fließen können. Individuelle mobile Apps für Messeberichte auf Basis der Low-Code Plattform von engomo sind innerhalb kürzester Zeit mit den vorhandenen Systemen wie CRM, DMS oder PIM verbunden, eingerichtet und einsatzbereit und exakt den Unternehmensanforderungen entsprechend umgesetzt.
