Die richtige Mobile App kann den Aufwand für die Erstellung von Kfz-Gutachten mehr als halbieren. Wie das geht, zeigt das Praxisbeispiel einer Autohauskette, die ihre Gutachter mit iPads und Apps ausstattete und ihre Produktivität dadurch vervielfacht.
Der Job der meisten Kfz-Sachverständigen besteht aus viel händischer Dokumentationsarbeit in Ergänzung zu ihren eigentlichen Aufgaben als Experten für die Bewertung eines Fahrzeugs. Zwar ist für die Gutachtenerstellung zunächst einmal die genaue Ansicht des Fahrzeugs und die sachkundige Feststellung seines Zustands der Ausgangspunkt. Dabei gehen Sachverständige in der Regel einheitlich anhand von Checklisten vor, die gewährleisten, dass alle relevanten Merkmale betrachtet und bewertet werden.
Während die Sachverständigen ihre Expertise bei dieser Aufgabe voll und ganz einbringen können, folgt jedoch darauf die aufwändige und zähe Dokumentationsarbeit: Die auf Papier festgehaltenen Beobachtungen müssen in ein Dokument übertragen werden. Fotos, die noch auf der Speicherkarte der Digitalkamera gespeichert sind, müssen auf den Rechner übertragen und ins Dokument eingefügt werden. Schadensbewertungen müssen anhand von standardisierten Kostenwerten zunächst berechnet und dann ebenfalls ins Gutachten übernommen werden. Am Ende muss das fertiggestellte Dokument unterschrieben und als PDF abgelegt werden. Diese Aufgaben nehmen deshalb beinahe genau so viel Zeit in Anspruch wie die Begutachtung an sich – viele Gutachter schauen sich vormittags ein paar Fahrzeuge an und sind dann für den Rest des Tages mit der Schreibtischarbeit beschäftigt
Das war auch die Realität bei einer mittelständischen Autohauskette, die Kfz-Gutachter für die Erstellung von Gutachten bei Unfallwägen, Mietwägen aus Langzeitmiete und bei Leasing-Rückläufern beschäftigt. Kommen diese Fahrzeuge zurück ins Autohaus, wird dort ein Eingangscheck durchgeführt. Dabei werden bereits erste Daten für das Gutachten erhoben – Bis vor wenigen Monaten erfolgte das noch per Checkliste auf Papier. Anschließend wird das eigentliche Gutachten erstellt, für das zusätzlich noch Schadensfotos erfasst und entdeckte Mängel oder Schäden direkt anhand einer vorgegebenen Preistabelle bewertet werden. Das Ganze musste in der Vergangenheit in mühsamer Schreibtischarbeit zu einem schriftlichen Gutachten verarbeitet werden.
Um die Gutachtenerstellung zu beschleunigen und die Gutachter besser bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen, entschied man sich bei der Autohauskette für den Einsatz von mobilen Endgeräten, die mit individuellen, genau für ihre Prozesse passenden mobilen Apps ausgestattet sind. Die Gutachter nutzen dort nun iPads statt Klemmbrett und Stift, Digitalkamera, Laptop, Word und Excel. Die Dokumentationsarbeit bei der Gutachtenerstellung wurde dadurch vollständig automatisiert.
Die Checklisten für den Eingangscheck und die Gutachtenerstellung wurden dafür in intuitive und benutzerfreundliche mobile Apps überführt, sodass die erhobenen Fahrzeugmerkmale nun durch einfaches Antippen eingegeben werden. Auch Fotos von Schäden oder bestimmten Merkmalen werden einfach mit dem Mobilgerät gemacht, dessen Bildqualität ohnehin oft viel besser ist als die die einer günstigen Digitalkamera. Da die Fotofunktion hierfür in die Gutachten-App eingebunden ist, werden die Bilder gleich dem dazugehörigen Merkmal zugeordnet. Die vorgegebenen, modellabhängigen Preistabellen für bestimmte Schäden sind ebenfalls in der App hinterlegt. Das bedeutet, dass der Gutachter gar nicht mehr selber ausrechnen muss, welche Schäden am Fahrzeug mit wieviel Euro zu Buche schlagen. Stattdessen greift die App im Hintergrund auf eine Datenbank zu, welche die modellabhängigen Preisinformationen für alle möglichen Schäden bereithält.
So ermittelt sie die genauen Kosten für Mängel oder Schäden am begutachteten Fahrzeug automatisch. Hat der Gutachter alle Daten erfasst, wird im Backend ein fertiges Gutachten-PDF daraus erstellt. Der Clou: Sogar die Unterschrift zum Gutachten kann der Gutachter auf dem iPad leisten – sie wird anschließend ins Gutachten eingefügt, sodass dieses ohne einen einzigen manuellen Arbeitsschritt fix und fertig auf dem Fileserver abgelegt und für weitere Zwecke verwendet werden kann.
Für die Autohauskette und deren Gutachter brachte die App einen enormen Produktivitätssprung, da die händische Dokumentenbearbeitung und Schadensberechnung komplett wegfiel. Schaffte ein Gutachter an einem Arbeitstag in der Vergangenheit etwa vier bis fünf Gutachten, so sind es mit App-Unterstützung mehr als 15 am Tag. Darüber hinaus ist aber auch die inhaltliche Qualität der Gutachten und der enthaltenen Bilder gesichert, und Rechenfehler bei der Preisermittlung sind komplett ausgeschlossen. Außerdem herrscht auch im Backend Ordnung: Alle Gutachten werden automatisch in einer SQL-Datenbank sauber abgelegt.
Für die Autohauskette war beim Einsatz der Workflow-Lösung entscheidend, dass diese funktional und im Design so aufgebaut ist, dass sie den angestrebten Mehrwert schafft, indem sie viele manuelle Prozesse automatisiert. Fündig wurde sie beim IT-Dienstleister CPS solutions GmbH & Co. KG mit Sitz in Mendig bei Koblenz. Das Unternehmen, das IT-Dienstleistungen rund um das Dokumentenmanagement in Unternehmen anbietet, liefert mit seiner Workflow-Lösung für Kfz-Gutachten mobile Anwendungen, die alle Anforderungen des Kunden abdecken konnten. Da sich CPS solutions mit ihrer Workflow-Lösung auf die App-Konfigurationsplattform engomo stützt, war es möglich, Kundenanforderungen hinsichtlich Funktion und Aufbau individuell umzusetzen und auch der spätere Ausbau oder die Anpassung mobiler Apps sind damit kein Problem. So wurde die Lösung ganz aktuell um eine Anbindung an das Online-Portal von Schwacke erweitert. Damit sind in Zukunft auch Fahrzeugbewertungen unter Einsatz mobiler Technologien möglich – der Gutachter braucht dabei nur noch die Fahrgestellnummer eines Fahrzeugs einzugeben, woraufhin die mobile App die Fahrzeugbewertung nach Schwacke automatisch und in Sekundenschnelle ermittelt – Ein zusätzlicher Produktivitätsgewinn, indem auch hier die manuelle Recherchearbeit komplett entfällt.
Über CPS solutions GmbH & Co. KG
Die CPS solutions versteht sich als regionaler Lösungsanbieter für das Dokumentenmanagement in Unternehmen. Speziell ausgebildete Service- und IT Techniker sowie ein kompetentes Verkaufsteam erbringen Dienstleistungen zu Druck-, Kopier- und Scansystemen, vom Tinten-, Toner- und Papierlieferdienst bis hin zu Fernüberwachung und Wartung. Darüber hinaus bietet CPS solutions verschiedene Technologien und Tools an, um einen störungsfreien Betrieb der Systeme im Unternehmen zu gewährleisten – so auch mobile Workflow-Lösungen für verschiedene Prozesse wie die Gutachtenerstellung oder Kfz-Bewertung. Das Unternehmen mit Sitz in Mendig ist seit mehr als zehn Jahren mit den Produkten namhafter Hersteller am Markt etabliert und ist mehrfach ausgezeichneter Partner von OKI, Ricoh und Xerox.
Mehr über CPS solutions unter http://www.myflow365.de.
Über engomo
engomo ist der Anbieter der gleichnamigen Konfigurationsplattform für Unternehmens-Apps, mit der Prozesse und Daten aus vorhandenen IT-Systemen ohne Programmierung in mobile Apps gebracht werden. Damit ist es für Unternehmen aller Größenordnungen und aus allen Branchen möglich, mobile Apps für den Vertriebsaußendienst, die Produktion, im Lagermanagement oder für ihre Endkunden kostengünstig und schnell – innerhalb weniger Tage anstatt von Monaten – bereitzustellen. Die Apps können nach einer eintägigen Schulung von der Unternehmens-IT selbst erstellt und modifiziert werden, alternativ bietet engomo die App-Konfiguration auch als Dienstleistung an. Das Unternehmen mit Sitz in Albstadt wurde 2012 gegründet und zählt zahlreiche mittelständische Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen zu seinen Kunden, etwa den Softwarehersteller Format, die Großbäckerei Fredy’s AG, den Filtertechnik-Spezialisten Lösing und den Exklusivdistributeur für die Haarpflegeprodukte von Paul Mitchell in Deutschland und Österreich, Wild Beauty AG.
Mehr über engomo unter www.engomo.com.
